Guia rápido para a construção da RFQ: do planejamento à execução

Entre as atividades do setor de compras está a realização de pesquisas de preços de produtos e serviços, que devem ser feitas entre diversos fornecedores. Durante esse contato, diferentes informações são enviadas pelas empresas contatadas, como o preço, o prazo de pagamento e outras possíveis condições. Uma das formas de obter as especificações necessárias é por meio da utilização de RFQ — Request for Quotation. Na prática, trata-se de uma solicitação de cotação que ajuda a otimizar o processo de compras, pois ele contém todas as especificações necessárias para tornar essa tarefa mais ágil e eficaz. Entretanto, existem algumas dúvidas sobre como elaborar esse documento e quais os benefícios de utilizar esse recurso. Preparamos este guia rápido sobre a construção da RFQ, a partir da percepção de Helbert Bello — CEO TEC Brasil, que nos orienta desde a fase de planejamento até a execução da requisição. Continue conosco e boa leitura!

Entenda o que é uma Request For Quotation

A RFQ é um documento enviado para o fornecedor com o principal objetivo de obter informações sobre um produto ou serviço já identificado pelo cliente. Isso significa que a empresa já tem conhecimento sobre o que deseja comprar e necessita obter informações como o custo, o prazo de entrega e as condições de pagamento para seguir ou planejar o processo de compra. Na RFQ não são enviados questionamentos ou detalhamentos sobre as características do produto ou do serviço a ser comprado. Em vez disso, são solicitadas informações que envolvem os custos e os prazos necessários para a entrega. Caso seja necessário fornecer informações mais detalhadas sobre o produto, existe outro documento que contém essas especificações, que é o RFP — Request for Proposal — e significa “Solicitação de Proposta”. Para exemplificar a função da RFQ, imagine uma empresa que deseja adquirir diversas licenças do pacote Microsoft Office. Nesse caso, basta enviar uma RFQ aos fornecedores para obter as condições de prazo, entrega e pagamento, pois o software é padrão e não há a possibilidade de modificações. O mesmo vale para a cotação de um CRM em que o cliente saiba exatamente o que deseja na ferramenta, como qual é o foco da aplicação e quais as funcionalidades necessárias. Dessa forma, ele poderá enviar a RFQ para obter o custo correspondente, inclusive o referente à implementação, se for o caso. Em um cenário em que seja preciso adicionar funcionalidades ao sistema, ou seja, fazer customizações, por exemplo, o ideal é enviar a RFQ com a RFP, que contém as informações complementares sobre o escopo do sistema.

Conheça suas principais vantagens

Ao realizar a cotação de preços, a empresa busca avaliar as condições do mercado em relação à sua necessidade. O uso da RFQ proporciona benefícios nesse processo, veja quais são os principais. Realizar propostas mais específicas aos fornecedores                                                             Quando se tem uma visão detalhada do objetivo dos produtos ou serviços a serem adquiridos, as solicitações de cotações contêm informações mais específicas aos fornecedores. Um exemplo é a cotação de um CRM sem nenhuma especificação e outro que contém as funcionalidades mais detalhadas. No primeiro caso, a empresa pode receber cotações de sistemas que ofereçam recursos e preços bem variados. Já no segundo caso, que contém uma boa especificação da necessidade, o fornecedor retornará as condições de acordo com a necessidade do cliente.                                                                                                                                                                  Ajuda a organizar o orçamento da empresa                                                                                              Ao realizar uma solicitação de cotação com informações objetivas, os fornecedores devolvem uma estimativa mais próxima da realidade para a necessidade do cliente. Isso contribui para que a empresa planeje o seu orçamento para adquirir os produtos com as características desejadas.

Veja como construir uma RFQ eficaz

No Brasil, a RFQ é mais utilizada por empresas que seguem o processo de compra formado pelas etapas de solicitação, cotação e ordem de compra. Confira o que é preciso para construir esse documento utilizado para a pesquisa de preços e condições.                                                                                                                                                                                                  Entenda a necessidade do negócio                                                                                               O passo mais importante na elaboração de uma RFQ eficaz é entender o que é preciso comprar. Isso significa conhecer as necessidades da empresa para a utilização de um determinado produto ou serviço. Dessa forma, será possível elaborar o documento sobre o que é realmente necessário. Se continuarmos com o exemplo do CRM, existem ferramentas extremamente completas no mercado, que oferecem inúmeras funcionalidades. Entretanto, antes de enviar a solicitação aos fornecedores, é preciso compreender se a ferramenta atende ou excede as necessidades do negócio, ou ainda, se será necessário realizar uma customização nesse produto. Muitas vezes a empresa pode perceber que ela precisa de uma ferramenta de CRM completa. Em outras, ela pode avaliar que um módulo do ERP é o suficiente para atender as suas atividades. Quando ela tiver essas definições bem claras, poderá seguir para a construção da RFQ. Portanto, perceba a importância de avaliar a necessidade do negócio antes de elaborar a solicitação de cotação, pois com base nesse conhecimento é mais fácil realizar um descritivo para o fornecedor para obter as condições necessárias para aquele produto em especial. Preparação e envio do documento Basicamente, a RFQ é um documento simples, pois pode, inclusive, ser feita em uma planilha eletrônica. O importante é que ela contenha a requisição bem especificada para que o fornecedor entenda qual é o objetivo da solicitação. É importante dizer que também deve ser feito um levantamento para selecionar os fornecedores mais indicados a receber esse documento, além de realizar um acompanhamento sobre esse processo. O objetivo é identificar se há dúvidas, se o documento foi recebido e cuidar para que o prazo de resposta seja respeitado.                                                                                                                                                                                                      Preparação e envio do documento                                                                                                Basicamente, a RFQ é um documento simples, pois pode, inclusive, ser feita em uma planilha eletrônica. O importante é que ela contenha a requisição bem especificada para que o fornecedor entenda qual é o objetivo da solicitação. É importante dizer que também deve ser feito um levantamento para selecionar os fornecedores mais indicados a receber esse documento, além de realizar um acompanhamento sobre esse processo. O objetivo é identificar se há dúvidas, se o documento foi recebido e cuidar para que o prazo de resposta seja respeitado. 

Saiba como a TEC pode auxiliar nesse processo

A TEC (Technology Evaluation Centers) pode auxiliar na construção desse documento e no acompanhamento desse processo, pois ela ajudará a detalhar a RFQ. Ela fará um estudo sobre os requisitos funcionais e técnicos para entender o que o cliente realmente precisa para o negócio. Para isso, ela fará uma análise detalhada com o cliente para identificar onde estão os pontos de dor e de ganho e para sugerir a ele as possíveis soluções existentes no mercado. Vale ressaltar que, caso a necessidade do negócio seja mais abrangente, a TEC poderá incluir a RFQ em uma RFP para explicar em detalhes aos fornecedores quais os requisitos da aplicação. Dessa forma, o cliente poderá enviar o documento a cada fornecedor para receber as condições necessárias. Além disso, a TEC oferece a ferramenta TEC Advisor, na qual é possível comparar as funcionalidades oferecidas em cada solução e identificar a que melhor atenda às necessidades do cliente. Como você pôde perceber ao longo deste guia rápido, a RFQ é um documento utilizado para otimizar a solicitação de cotação e deve ser elaborado com informações claras e precisas. A TEC pode auxiliar nessa tarefa, pois ela ajuda a entender exatamente o que o cliente precisa para identificar no mercado a melhor solução para o negócio. Agora que você já sabe como o RFQ é importante para o processo de compras, entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar a sua empresa!