Equipe TEC, abril 28, 2021
Adotar um sistema integrado de gestão geralmente é um grande desafio. Há diferentes fatores que podem influir no processo de implantação. É natural, portanto, que os gestores fiquem receosos. Afinal, a implantação pode ser demorada e envolver muitos custos e, o que é pior, pode não apresentar a eficiência esperada. Neste artigo, vamos mostrar os principais perigos de falha na implantação de sistemas.
As implantações de sistemas podem falhar, conforme explica o CEO da TEC Brasil, Helbert Bello, principalmente pela falta de planejamento adequado e escolha de um software inadequado.
Falta de planejamento Esse planejamento envolve vários aspectos, desde a seleção do melhor software até o tempo que será gasto na implementação dele. Esse tempo envolve o período na análise e seleção do melhor produto, passando pelo preparo de toda a equipe para receber a inovação, chegando à implantação propriamente dita e ao monitoramento de seu uso. Decisão unilateral Geralmente, a decisão sempre vem de “cima para baixo”. Mas é importante, antes da decisão final, entrar em contato com toda a equipe (os usuários finais) para ouvir sugestões e sondar as necessidades e o estado de espírito diante da mudança. Despreparo da equipe Se a equipe não é preparada, psicológica e tecnicamente, os riscos de falha na implantação de sistemas podem se concretizar. Sem o devido treinamento, os usuários não conseguirão trabalhar com a nova solução, mesmo que ela seja prática e eficiente. Deve-se levar em conta que, por mais que uma tecnologia seja avançada, ela precisa da participação efetiva dos funcionários. Muitas vezes, considera-se que o sistema não funciona quando, na verdade, os funcionários não foram treinados adequadamente para mexer com ele. Não estruturação na migração de dados Outro motivo de fracasso é a desconsideração com backups e migração de dados. É comum que as empresas trabalhem com planilhas do Excel, e a falta de uma organização desses dados, bem como a definição de como será feita essa migração, tendem a gerar problemas.
Desconsideração com a legislação fiscal Outro ponto importante que Helbert Bello ressalta é a não previsão de questões fiscais, como o SPED e a emissão de notas fiscais de produtos e serviços junto ao SEFAZ. Não fazer os testes, nem a validação e a homologação de itens que são de obrigação fiscal pode atrapalhar o faturamento da empresa. Algumas empresas acreditam que o fornecedor do software, durante a implementação, oferecerá tudo pronto, com o certificado digital instalado no sistema. Mas não é assim. Quando a empresa não faz o devido passo a passo e autoriza carregamento de mercadorias por um transportador que conduzirá produtos da linha de produção, ela incorre em riscos fiscais que podem custar caro. Soluções inviáveis para a realidade da empresa A adoção de soluções avançadas, mas que não são compatíveis com outros sistemas que a empresa já usa ou com suas necessidades atuais, é muito comum. Soluções online, ainda que mais escaláveis, também podem entrar em conflito com navegadores antigos de versões mais antigas do Windows. A própria rede existente (modelos de cabos, conectores) pode não se adequar à nova solução, como lembra o CEO da TEC.
Problemas com licenciamento do software Caso a quantidade de licenças compradas seja pouca, ela não será suficiente para atender a todos os usuários que, com o tempo, vão acessar o sistema. Além disso, conforme o nível de desenvolvimento do negócio, instalar softwares em sistemas próprios pode ficar muito caro. Trabalhar com softwares não licenciados também é perigoso, já que é considerado ilegal e pode não passar pelas atualizações necessárias para o bom funcionamento do sistema. Falta de segurança operacional Desconsiderar a segurança também é uma grave falha na implantação de sistemas, pois deixa os dados vulneráveis à ação de hackers e a outras invasões, que podem ser internas (funcionários) ou externas.
Um dos principais problemas que resultam da falha na implantação de sistemas é o prejuízo financeiro. Como esclarece Helbert Bello, se a empresa escolhe um software muito avançado, mas incompatível com o parque de máquinas existente, terá altos custos ao comprar equipamentos que possam suportá-lo. As falhas de segurança também são relevantes. Um sistema sem o necessário suporte de segurança de dados torna-o vulnerável à ação dos criminosos cibernéticos e de pessoas mal-intencionadas. Há muitos exemplos de consequências negativas devido à falha na implantação de sistemas:
as plataformas Multiplus e Latam Fidelidade, devido a uma migração para um novo sistema, em junho de 2018, apresentaram muitos problemas, causaram frustração em muitos clientes e, consequentemente, receberam várias reclamações;
em novembro de 2018, 65 lojas virtuais tiveram um prejuízo mínimo de quase R$ 24 milhões por causa de sites instáveis;
também em 2018, falhas nos sistemas do Banco Itaú fizeram com que pagamentos agendados para determinado dia não se realizassem (para retificar o erro, o Itaú assumiu as multas e juros resultantes dos atrasos nos pagamentos);
no mesmo ano, o sistema da Corretora Clear ficou 4 horas sem funcionar, o que gerou muitas reclamações dos clientes (alguns afirmaram ter perdido até R$ 100 mil) e até a possibilidade de processo, já que a Clear estava ressarcindo somente 10% do prejuízo dos clientes.
Helbert lembra também um caso interessante: a WEG S.A. (multinacional localizada em SC) teve problemas na validação de NF-e e acabou perdendo milhões em faturamento e bilhões em relação aos preços de suas ações.
Conforme ressalta Helbert Bello, para evitar falha na implantação de sistemas, é necessário:
planejar a aquisição e seleção para elaborar um bom projeto e, assim, entender requisitos e conferir se os fornecedores atendem a esses requisitos funcionais e técnicos;
envolver o usuário final no projeto, no levantamento de requisitos, nas demonstrações dos fornecedores, para que ele veja o que está disponível no mercado e tenha voz no processo;
após decidir qual será a solução, iniciar o processo de implementação;
nstalar o certificado digital, testes e homologação com os órgãos fiscalizadores para ter certeza de que a nova solução atende às exigências fiscais (trabalho feito pelo gestor de TI);
falar com o usuário final sobre o plano de implementação, definindo os melhores momentos para que ele receba orientações sobre o software (treinamento);
compreender que o conhecimento requer tempo para ser assimilado.
A implementação de RPA (Automação Robótica do Processo) é um grande diferencial porque automatiza tarefas repetitivas, diminui gastos, evita erros e libera os funcionários para a realização de atividades mais estratégicas. Finalmente, é fundamental supervisionar o projeto e certificar-se de que ele está sendo cumprido conforme o planejado. Após implementada a solução, é fundamental seu uso para gerenciar os riscos e garantir a melhor adaptação dos usuários. Enfim, lembramos que a TEC Brasil é uma empresa especializada na avaliação e seleção de softwares corporativos. A consultoria da TEC contribui para eliminar falha na implantação de sistemas, permitindo que a solução vá de encontro às necessidades do negócio. Aproveite para contatar a TEC Brasil e obter mais detalhes sobre os serviços que ela presta. Veja como ela pode ajudar seu negócio a crescer com a seleção de uma solução eficaz!