Request for Proposal (RFP): guia completo para elaborá-la

Equipe TEC, março 24, 2021

A transformação digital mudou radicalmente a maneira como a seleção de softwares é feita por um negócio. Hoje é preciso pensar em sistemas de modo estratégico: cada detalhe deve ser avaliado para garantir que o máximo de retorno sobre o investimento seja aproveitado, evitando riscos de segurança e garantindo que a solução escolhida seja a melhor para o usuário.                                                                                                                                    Justamente por isso o investimento é um processo complexo e com várias etapas. Uma delas é a formulação da Request for Proposal (RFP). Esse documento garante que o negócio faça um investimento mais robusto e com expectativas corretamente alinhadas aos objetivos.                                                                                                                                                       Além disso, a RFP ajuda o fornecedor a entender as suas demandas e a moldar o planejamento para que ele seja o mais adequado possível. Neste guia, apresentamos a Request for Proposal e como ela pode ser estruturada. Boa leitura!

O que é Request for Proposal (RFP)?

A Request for Proposal (RFP) é um documento utilizado pela empresa para descrever as características do negócio e o que ele busca dos seus fornecedores externos. Ele mensura, portanto, os requisitos mínimos de qualidade, o escopo das ações que serão executadas e o tamanho do investimento que deve ser feito. Além disso, lista outros pontos fundamentais para o investimento, como os riscos envolvidos com a operação. A RFP, portanto, é um documento que abre espaço para investimentos mais robustos e melhora a relação com os parceiros comerciais. Cada detalhe da operação será moldado antecipadamente, evitando sustos e um planejamento abaixo das expectativas. Assim, o custo-benefício dos investimentos pode sempre ser adequado.

Qual é o propósito da RFP?

A Request for Proposal ajuda a empresa a estabelecer relações mais seguras com seus fornecedores. Se pretende investir em um sistema de gestão integrada, por exemplo, o responsável pelo produto saberá antecipadamente quais são as funcionalidades do ERP. Dos módulos do ERP às regras de segurança digital, tudo será informado antecipadamente. Ao ler a Request for Proposal, o fornecedor poderá entender todos esses detalhes e realizar uma proposta competitiva. Ela estará com um escopo de ação delimitado e com um preço ajustado. Além disso, permitirá que a negociação seja feita sem grandes dilemas para o gestor. Para a empresa que contrata os serviços, a RFP também é um bom “seguro contra riscos”. Todos os fornecedores que responderem ao pedido de proposta estarão em dia com os riscos e possíveis benefícios de trabalhar ao lado do negócio. Assim, apenas aqueles que podem atender as demandas existentes responderão ao documento. Em função disso, a RFP é capaz de ajudar sua organização a formular investimentos e contratos complexos, com expectativas corretamente alinhadas. Além disso, a avaliação da proposta com o melhor custo-benefício será feita com prazos menores e maior segurança. Se todos estão realizando propostas com escopo semelhante, identificar a que mais atende às demandas será algo simples.

Quando é necessária?

Desenvolver uma RFP bem-feita é fundamental para o sucesso da empresa. Mas, antes de iniciar a jornada na sua criação, é importante entender por qual motivo esse documento é relevante. Assim, o investimento pode ser melhor justificado e a equipe entenderá a necessidade de fazer esse levantamento com facilidade. Uma Request for Proposal é útil especialmente nos casos em que um negócio está investindo em um produto novo. Podemos tomar como exemplo uma empresa do setor agrário que quer implementar dispositivos de Internet das Coisas (IoT) na sua cadeia operacional e se transformar digitalmente. Nesse contexto, a RFP terá um papel-chave. A partir da Request for Proposal, os fornecedores entenderão a experiência do negócio em tecnologia, os seus objetivos com a incorporação da IoT no ambiente de trabalho e o orçamento disponível. Ademais, saberão os prazos existentes e o escopo do serviço. Em outras palavras, uma Request for Proposal permitirá ao negócio filtrar possíveis parceiros com maior tranquilidade. Além disso, ampliará o valor agregado do serviço ou produto adquirido. Dessa maneira, prejuízos são evitados e a empresa pode tomar uma escolha mais segura e estratégica. Uma RFP pode ser aplicada em negócios de qualquer setor da economia. Basta que exista a demanda por um produto ou serviço. Por isso, ela é utilizada tanto em bancos quanto em pequenas empresas e organizações governamentais, por exemplo.

Quais são as vantagens da Request for Proposal?

A possibilidade de fazer um investimento com riscos baixos é o maior benefício da Request for Proposal. Mas essa não é a única vantagem que o negócio poderá aproveitar ao adotar estratégias moldadas pelo modelo. Confira a seguir alguns dos principais impactos positivos ao apostar no uso da RFP.                                                                                                                                                                                                                                                                      Melhora a definição das necessidades da empresa                                                                                                                                                                                                                                                      Toda empresa precisa conhecer com precisão as suas demandas antes de começar a investir em algo. A RFP é uma maneira de obter esse conhecimento. Afinal, ela garante que os líderes e as equipes internas façam:     

uma análise completa e abrangente sobre as prioridades do negócio;

um levantamento de requisitos, necessidades internas, dificuldades operacionais existentes e nível de demanda que existe em cada funcionalidade que a solução contratada apresenta.                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Isso ajudará o negócio a encontrar apenas os fornecedores com a capacidade de atender as demandas. Ao mesmo tempo, facilitará o trabalho a fim de entender qual é a proposta com o melhor custo-benefício possível. Assim, haverá mais precisão nas propostas que serão enviadas para análise. Em outras palavras, seguindo a RFP todas as empresas envolvidas terão uma visão completa do que deve ou não fazer parte da proposta. Se a Request for Proposal do nosso exemplo anterior informar, por exemplo, que a empresa de agronegócio quer apenas sensores de umidade conectados à web, os fornecedores vão focar nesse tipo de dispositivo. Como consequência, o negócio terá facilidade de fazer uma análise objetiva de todas as propostas.                                                                                                                                                                                           

Define de forma eficaz o orçamento na aquisição do produto                                                                                                                                                                                                                Quando é pública, a RFP permite que o negócio estabeleça antecipadamente o orçamento que ficará disponível para a contratação do serviço, ou seja, o tamanho do investimento que está disposta a fazer. Isso torna o processo de contratação muito mais transparente, além de evitar negociações que não darão certo. Afinal, fornecedores e negócios vão iniciar uma conversa sempre sabendo exatamente o tamanho do contingente financeiro disponível. Isso permite que fornecedores que trabalham com um ticket médio incompatível com o da empresa evitem direcionar as suas propostas a ela. Mas essa estratégia nem sempre é recomendada. A escolha por uma RFP sem a divulgação do orçamento pode prejudicar a habilidade de o negócio obter o melhor custo-benefício, uma vez que cria incentivos para fornecedores cobrarem a mais só para obterem todo o capital alocado. Por isso, analise melhor antes de escolher se divulgará ou não o seu orçamento disponível.                                                                                                                                                                                                                                                                                  Auxilia fornecedores a sempre buscarem as melhores propostas No momento em que o fornecedor tem acesso a uma RFP, ele saberá que sua proposta será avaliada. Ao mesmo tempo, terá noção de que seu trabalho será colocado lado a lado com o de outros fornecedores. A iniciativa eleva o cuidado na formação da proposta e até mesmo durante a prestação do serviço. Todo o trabalho vai acontecer, portanto, com um alto nível de engajamento. Assim, haverá garantia de que prazos serão cumpridos e de que a empresa terá o retorno esperado com seu investimento.  

Define de forma eficaz o orçamento na aquisição do produto                                                                                                                                                                                                        Quando é pública, a RFP permite que o negócio estabeleça antecipadamente o orçamento que ficará disponível para a contratação do serviço, ou seja, o tamanho do investimento que está disposta a fazer. Isso torna o processo de contratação muito mais transparente, além de evitar negociações que não darão certo. Afinal, fornecedores e negócios vão iniciar uma conversa sempre sabendo exatamente o tamanho do contingente financeiro disponível. Isso permite que fornecedores que trabalham com um ticket médio incompatível com o da empresa evitem direcionar as suas propostas a ela. Mas essa estratégia nem sempre é recomendada. A escolha por uma RFP sem a divulgação do orçamento pode prejudicar a habilidade de o negócio obter o melhor custo-benefício, uma vez que cria incentivos para fornecedores cobrarem a mais só para obterem todo o capital alocado. Por isso, analise melhor antes de escolher se divulgará ou não o seu orçamento disponível.                                                                                                                                                                                                                                                                 Auxilia fornecedores a sempre buscarem as melhores propostas                                              No momento em que o fornecedor tem acesso a uma RFP, ele saberá que sua proposta será avaliada. Ao mesmo tempo, terá noção de que seu trabalho será colocado lado a lado com o de outros fornecedores. A iniciativa eleva o cuidado na formação da proposta e até mesmo durante a prestação do serviço. Todo o trabalho vai acontecer, portanto, com um alto nível de engajamento. Assim, haverá garantia de que prazos serão cumpridos e de que a empresa terá o retorno esperado com seu investimento.                                                                                                                          

Tem uma forma mais objetiva de avaliar as propostas                                                             A RFP dá ao negócio uma forma objetiva de avaliar as propostas em jogo. Todas as respostas do documento terão como base pontos em comum. Ademais, seguirão o mesmo padrão, tornando o processo de tomada de decisão muito mais sólido e robusto. Avaliar quais são as escolhas possíveis será algo simples e direto, evitando erros de análise. Nos momentos em que existir urgência, isso permitirá que sua empresa possa responder às demandas do mercado em pouco tempo e conseguir se manter competitiva.                                                                                                                                                                                                Aumenta o número de potenciais fornecedores                                                                          Hoje é crucial ter acesso a bons fornecedores. Isso dá mais flexibilidade para a empresa definir seu investimento. Além disso, amplia as possibilidades de o negócio sempre obter a melhor opção. Isso ocorre, pois o envio da RFP a múltiplas empresas abre espaço para o negócio ter um banco de dados com possíveis parceiros no futuro. Se acontecer uma eventualidade, a empresa conseguirá mudar de fornecedor rapidamente. Afinal, já haverá a experiência acumulada dos investimentos anteriores.  

Como ajuda na tomada de decisão?

A RFP tem um papel-chave na tomada de decisão de qualquer tipo de investimento. Como você viu, ela dá bases para um processo de investimento robusto, bem fundamentado e com pouco risco. Ao mesmo tempo, orienta o negócio a avaliar as empresas que podem ser contratadas de um modo eficiente e com pouca chance de erro. Isso torna a decisão melhor fundamentada e com um padrão transparente. Todos entenderão por qual motivo o contrato foi fechado e o impacto que ele terá no futuro da empresa. Com isso, prejuízos podem ser evitados e o negócio conseguirá se apoiar em parceiros estratégicos a fim de manter sua competitividade em alta.

Como a RFP deve ser elaborada?

A elaboração da Request for Proposal demanda alguns passos básicos. Eles tornam as escolhas mais fáceis e evitam erros comuns na contratação dos fornecedores. Confira a seguir as etapas necessárias!                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Defina o escopo e os objetivos da contratação                                                                                                                                                                                                                                                              Toda empresa deve definir o escopo de cada atividade que pretende executar. Isso vale para investimentos, rotinas recorrentes e projetos. E, em cada caso, o escopo definido corretamente terá um papel importante. A empresa que for contratada terá uma visão completa sobre os objetivos do investimento. Isso direciona toda a organização da proposta e o planejamento do serviço. Por isso a RFP deve ter, de modo claro:  

o que deve ser feito;

o que é cotado;

a quantidade de recursos que é necessária;

quando e como os serviços devem ser entregues;

qual é o nível de disponibilidade da empresa.                                                                                                                                                                                                                                                          Em outras palavras, todas as premissas que farão parte do contrato firmado com a empresa escolhida devem ser listadas como parte do escopo. Isso evitará que restrições inesperadas ocorram, além de reduzir o custo de contratação. Ao mesmo tempo, a escolha do fornecedor será feita considerando apenas quem tem a capacidade de atender as demandas.  

Identifique os principais fornecedores para a demanda levantada                                       Todo mercado tem empresas que são consideradas lideranças no setor. Apostar nelas na hora de entender quem fará parte da proposta é uma ótima forma de reduzir riscos. Sem contar que ajuda o negócio a poupar tempo na hora de tomar uma decisão. Uma maneira de conseguir isso é se apoiar em referências. Avalie com seus parceiros se eles conhecem algum negócio que trabalhe na área que você deseja. Isso tornará a busca mais prática e permitirá que seja feita com um conhecimento prévio dos envolvidos.                                                                                                                                                                                          Considere a necessidade de uma Request for Information                                                       Em alguns cenários, um documento chamado Request for Information (ou RFI) pode ser muito útil para o negócio definir quais os fornecedores são mais adequados às demandas. O RFI dá os requisitos técnicos e funcionais básicos da solução.Desse modo, o número de provedores em potencial é limitado apenas aos que se alinham com o que é fundamental para o negócio.              

Monte uma Request for Proposal abrangente Para facilitar as rotinas da empresa, a RFP pode tomar alguns dados básicos de modo a estruturar um modelo comum a todos os casos. Isso envolverá a listagem de dados e tópicos, como:

introdução da RFP: ela deve conter dados do negócio, seu mercado de atuação, competidores, oportunidades existentes e ameaças ao futuro da companhia;

objetivos e escopo da RFP: permite aos competidores entenderem o que a empresa está em busca e qual resultado ela quer obter com a contração;

cronograma do contrato: isso dá aos participantes do processo a habilidade de definir um planejamento realista e se preparar para entregar o resultado esperado;

cronograma do processo: com ele, os participantes sabem quando enviar os dados, a quem eles serão entregues, o formato da proposta e o endereço de entrega;

critérios de análise e itens indispensáveis: esses pontos ajudam as empresas a avaliar o que não pode ficar de fora da proposta, o nível de prioridade de cada item e o papel que eles terão no processo decisório;

desafios existentes: saber as dores da empresa otimiza a formulação da proposta e reduz falhas na entrega dos resultados.

Quais pontos devem ser considerados?

O ato de criar uma RFP precisa ser um trabalho amplo e que faz parte de um projeto de longo prazo. Portanto, considerar alguns aspectos é fundamental. Veja os mais importantes a seguir!                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  Pense no projeto antecipadamente A preparação da RFP é quase tão importante quanto a análise. Por isso a empresa deve ter um cuidado alto a fim de entender o que será feito, o papel desse documento e seu impacto. Assim, as escolhas no planejamento e na execução do documento terão menos erros e riscos atrelados.                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Tenha um processo com datas definidas As datas orientam o fluxo de trabalho da equipe e o tempo de execução de cada tarefa. Ao mesmo tempo, dão aos fornecedores mais clareza sobre quando cada ação será feita. Logo, todos poderão participar do processo com expectativas de tempo bem desenhadas, sem espaços para desencontros e outros impasses.                                                       

Quais cuidados tomar?

Para montar uma RFP competente é importante tomar como base o fluxo de trabalho e o perfil da empresa. Fatores internos também precisam ser levados em conta, tornando a definição do que deve ser feito mais precisa. Confira agora alguns cuidados necessários.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Tenha as pessoas certas Envolver as pessoas corretas dá uma visão precisa sobre o que o produto ou serviço deverá ter. Por isso, foque no apoio de profissionais que estarão diretamente envolvidos nas operações relacionadas ao investimento. Como consequência, a RFP refletirá melhor a demanda da empresa.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                Foque na confidencialidade Todo investimento é estratégico. Logo, garanta a confidencialidade do processo de contratação de um parceiro. Isso evitará que os concorrentes saibam dos seus planos e saiam na sua frente.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    Revise o documento várias vezes Garantir que o documento esteja adequado é um ponto crítico para que as propostas sejam boas. Portanto, faça revisões minuciosas da RFP. Somente assim o mercado terá acesso a um documento bem estruturado, transparente e capaz de demonstrar o que você de fato precisa.  

Determine antecipadamente responsabilidades                                                       Como várias pessoas fazem parte do processo de análise da RFP, é importante entender quem será responsável pelo quê. Então, realize uma definição prévia de responsabilidades e papéis. Isso tornará o trabalho mais organizado e focado em entregar resultados satisfatórios. No mercado atual é recomendado que empresas não façam todas as atividades com a equipe interna. No lugar de direcionar recursos para contratar, treinar e manter um time, é sempre mais eficiente investir no apoio de um especialista. Isso garante que o negócio possa se apoiar em serviços sem riscos e com custos justos e adequados. O mesmo vale para o uso de sistemas de TI, como os de business intelligence e os de gestão integrada. Saber o que é necessário na hora de investir ajuda o fornecedor a entender as suas demandas e a montar uma proposta alinhada aos objetivos. Isso torna o investimento estratégico e com alto retorno financeiro. Nesse cenário, é fundamental que documentos como a Request for Proposal façam parte da sua rotina de investimentos. Eles tornam a relação com fornecedores e prestadores de serviço mais frutífera. Assim, a empresa pode evitar riscos e tornar o seu futuro financeiro sólido, rentável e competitivo. Sempre que for realizar um investimento, procure apoio especializado para otimizar o processo. Afinal de contas, tarefas complexas ou que demandam um conhecimento específico ganham muito ao serem terceirizadas para um time de consultoria. Esse é o caso de times de especialistas da TEC, que podem evitar que seu negócio faça erros comuns, auxiliando no direcionamento das tarefas e garantindo que tudo ocorra com base no que há de mais moderno no mercado. Portanto, não deixe de contar com o nosso apoio na hora de adquirir novas soluções para as rotinas da empresa. Seu investimento ganhará mais qualidade e o uso da Request for Proposal será apoiado nas melhores práticas do seu setor. Se gostou do nosso guia sobre RFP, compartilhe-o entre seus contatos para que mais pessoas possam utilizar a Request for Proposal no seu dia a dia!